Mengelola Administrasi Gudang

MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departemen penerimaan barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Setelah barang diterima kemudian dilaporkan ke meneger bagian gudang, informasi tentang penerimaan barangyang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan, untuk memperbaharui catatan persediaan.

Tujuan diselenggarakannya prosedur ini adalah:

• Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.
•  Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

DOKUMEN DAN PROSEDUR
Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada sijkus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report). Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian baramg yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
Bentuk laporan penerimaan barang, dapat dilihat dibawah ini:



MENGADMINISTRASI PENYIMPANAN BARANG

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari deparremen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut kebagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada  3 kemungkinan yang dihadapi:

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan
2. Menerima barang yang rusak
3. Menerima barang dengan kuantitas renda.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi  barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang terhubung dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

• penerimaan barang yang tidak dipesan. Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengambilan barang ke pemasok. 
• kesalahan dalam perhitungan barang yang diterima. Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggarakan catatan persediaan perpetual yang akurat.
• pencurian barang.  

Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut :
a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.
b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus dikomunikasikan.
Contoh: departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

Dibawah ini adalah contoh kartu gudang:

Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali. Apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang. Kemudian barang yang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yangdikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual.

#baca juga sekilas tentang materi segmentasi pasar