Mengelola Administrasi Gudang

MENGADMINISTRASI PROSES PENERIMAAN BARANG

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan menyimpan barang yang dipesan. Departemen penerimaan barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok. Setelah barang diterima kemudian dilaporkan ke meneger bagian gudang, informasi tentang penerimaan barangyang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan, untuk memperbaharui catatan persediaan.

Tujuan diselenggarakannya prosedur ini adalah:

• Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.
•  Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

DOKUMEN DAN PROSEDUR
Dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan barang pada sijkus pengeluaran adalah laporan penerimaan barang (receiving report). Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian baramg yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.
Bentuk laporan penerimaan barang, dapat dilihat dibawah ini:



MENGADMINISTRASI PENYIMPANAN BARANG

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari deparremen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut kebagian utang.
Dalam kegiatan penerimaan barang ada  3 kemungkinan yang dihadapi:

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan
2. Menerima barang yang rusak
3. Menerima barang dengan kuantitas renda.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

PENERIMAAN DAN PENYIMPANAN

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi  barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.
Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang terhubung dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

• penerimaan barang yang tidak dipesan. Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengambilan barang ke pemasok. 
• kesalahan dalam perhitungan barang yang diterima. Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggarakan catatan persediaan perpetual yang akurat.
• pencurian barang.  

Kehilangan dapat diatasi dengan menerapkan prosedur-prosedur pengendalian sebagai berikut :
a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.
b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus dikomunikasikan.
Contoh: departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

Dibawah ini adalah contoh kartu gudang:

Setiap barang yang diterima dari departemen penerimaan barang, barang tersebut harus dihitung dan diperiksa kembali. Apakah barang yang diterima sudah sesuai dengan laporan penerimaan barang dan mencatat ke dalam kartu gudang. Kemudian barang yang disimpan digudang berdasarkan nama, jenis dan spesifikasi barang. Demikian juga untuk barang yangdikembalikan kepada pemasok dan barang yang akan dijual.

#baca juga sekilas tentang materi segmentasi pasar

materi administrasi gudang

Materi Administrasi Gudang

        Kegiatan bagian gudang antara lain adalah menerima barang, menyimpan barang, mengeluarkan barang, mencatat mutasi barang, dan membuat laporan persediaan barang di gudang. Departemen penerimaan barang bertanggung jawab untuk menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
         Setelah barang di terima kemudian dilaporkan ke manajer bagian gudang, informasi tentang penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengawas persediaan, untuk memperbarui catatan persediaan.
Tujuan Diselenggarakan prosedur ini adalah:
Untuk menjamin bahwa semua penerimaan yang dibeli telah diotorisasi.
Untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akakuntansi
Dokumen yang diperlukan saat penerima barang adalah:
1.Surat jalan
2.Order pembelian dan
3.Laporan penerimaan babaran

Laporan penerimaan barang merupakan laporan yang memuat hasil perhitungan fisik barang yang diterima dalam keadaan baik, jadi bisa diartikan sebagai sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok, dan nomor order pembelian.
Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file Order pembelian.

Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi.
Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dab mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian.

        Laporan penerimaan barang dan order pembelian merupakan sarana bagian pembelian untuk mengecek kebenaran tagihan yang diterima dari pemasok. laporan penerimaan barang dibuat rangkap 4, yang kemudian didistribusikan kepada pemasok.
Lembar ke-1, bagian pembelian
Lembar ke-2, bagian gudang
Lembar ke-3, bagian penerimaan dan
Lembar ke-4, bagian penyimpanan
Mengadministrasi penyimpanan barang setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan mwmeriksa dan menghitung barag, kemudian menendatangani laporan penerimaan narang dan menwruskan laporan tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi:
1.Menerima barang dengan jumlah berbeda dengan jumlah yang dopesan.
2.Menerima barang yang rusak.
3.Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Dalam ketiga kasus tersebut departemen pembelian harus menyelesaikan dengan pemasok yang bersangkutan. Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan. Penyimpanan barang digudang dixatat dengan kartu gudang. Kartu gudang merupakan Catatan akuntansi tentang persediaan barang dalam gudang yang berfungsi sebagai tempat mutasi setiap jenis barang.

Administrasi penyimpanan barang diperlukan untuk menghindari beberapa masalah yang sering terjadi pada perusahaan dagang, seperti:
Barang cacat/rusak, barang ini bisa disebabkan oleh beberapa hal seperti rusak di pemasok, rusak karena penyimpanan di gudang.
Barang out of date, barang ini bisa disebabkan karena perubahan mode atau kebiasaan pembeli. Perhitungan dan pencatatan barang yang diterima dari pemasok kedalam kartu gudang merupakan tugas yang cukup menyita tenaga dan waktu (labor intensive). Salah satu cara untuk memperbaiki efisiensi. Proses ini adalah meminta pemasok untuk mencantumkan kode bar untuk seluruh produknya.

Penggunakan kode bar akan memungkinkan petugas penerima barang untuk membaca cepat nomor (code), nama dan kuantitas barang yang diterima sehingga akan mengurangi kesalahan dara penerimaan dan penyimpanan.